miércoles, 24 de septiembre de 2014

Farmacia: Proveedores

Parte importante de cualquier empresa o negocio son los proveedores. Elegir bien a los proveedores es fundamental para el éxito de nuestra farmacia.

Los proveedores son todas aquellas empresas o personas que nos suministran productos o servicios que nos permiten desempeñar nuestra función. 

En nuestra labor diaria tenemos que tratar con diversos proveedores que son los que nos traen los insumos que hacen funcionar nuestra farmacia.

Hay varias clasificaciones de proveedores, una de las más comunes es la que se hace con respecto a parámetros como: importancia del proveedor y facilidad de adquisición. 

A la hora de clasificar a los proveedores para nuestra farmacia hay que considerar varios factores que inciden en la elección, entre ellos se encuentran:

  • Precios y condiciones de pago
  • Volúmenes que son capaces de entregar y tiempos de entrega.
  • Fiabilidad
  • Comunicaciones, flexibilidad, calidad de la atención de venta y post venta.
  • Variedad de insumos que puede suministrar y calidad de los mismos.
  • Referencias de los clientes. (en el caso de ser proveedores poco conocidos)

Siguiendo estos parámetros y considerando la importancia de los proveedores podemos hacer el cuadro que se observa en la figura anexa:


Tipos de Proveedores



Partiendo del cuadro podemos identificar los 4 tipos de proveedores que salen de dicha clasificación. En base a ella  debemos colocar a nuestros proveedores para determinar las políticas que tenemos que tener con ellos y la forma como debemos sostener nuestras relaciones. 

Voy a comenzar definiendo a los proveedores básicos porque de ello depende el resto de la estrategia que tomemos para elegir  proveedores.
  1. Los proveedores BÁSICOS: son aquellos que nos aseguran la estabilidad y el funcionamiento de nuestra oficina de farmacia. La razón de ser de una oficina de farmacia es la venta y dispensación de medicamentos aunado a la atención farmacéutica. Hay mas de 20000 productos susceptibles a ser vendidos por el canal farmacia, productos que incluyen: especialidades farmacéuticas, productos de parafarmacia, productos sanitarios, productos de ortopedia, etc., por lo que claramente resulta básica la elección adecuada de uno o dos  Almacenes mayoristas que nos den servicio de reposición diario y en cantidades variables de productos de diferente fabricante en un momento determinado. Los proveedores Básicos son de alta importancia (tienen que ofrecer un alto surtido de medicamentos, parafaramacia y artículos sanitarios) y ser de fáciles de contactar y de adquirir, es decir, que nos podamos poner en contacto con ellos en cualquier momento y que nos resuelvan la mayoría de las necesidades que puntualmente podamos demandar. Son proveedores con los que vamos a mantener una relación fluida y casi diaria con alguno de los departamentos de la empresa.
  2. Los proveedores ESTRATÉGICOS : son los proveedores que nos van a dar una diferenciación importante con respecto a nuestros competidores ya sea porque nos ofrecen: políticas de precios, apoyos promocionales, apoyo en formación, material de merchandising, acciones de marketing enfocado al canal farmacia, rappels de compra, etc. Son proveedores que a la vez que nos dan mas beneficios también nos van a exigir mas implicación como colocación preferente, esfuerzos promocionales adicionales, etc. Estos proveedores van a estar más cercanos a nosotros son colaboradores que van a desarrollar acciones de seguimiento y control sobre el desarrollo de sus productos porque necesitan verificar que se cumpla lo acordado en un momento determinado. Dependemos de la visita del representante.
  3. Proveedores CRÍTICOS: Aquellos que nos suministran un producto o servicio que nos permite diferenciarnos pero que son de baja rotación y de compleja reposición. Productos con pocas referencias, poco impacto promocional (campañas de marketing moderado o nulo), productos que dependen mucho de la labor del personal de la farmacia y del boca a boca que se genere entre los clientes de la farmacia que hallan adquirido el producto. Debemos tener mas alternativas.
  4. Proveedores POCO TRASCENDENTES: proveedores con los que es fácil contactar,vienen muchas veces, nos visitan etc., pero no nos dan un valor agregado diferente o mayor a lo que ya tenemos por ejemplo un Almacén de distribución que solo tenga rutas por la mañana cuando trabajamos con 2 dos Almacenes de distribución con rutas por la mañana y por la tarde. Debemos evaluar si las condiciones ofrecidas valen la pena a tomar en cuenta.

Handshake - Tobias Wolter
Una vez que se halla elegido en proveedor correcto entonces hay que implementar controles de calidad para realizar evaluaciones periódicas de cada uno de ellos. En un próximo post hablare de sencillos mecanismos de control de proveedores para evaluar el desempeño de los mismos.

Espero que sea de utilidad


También te puede interesar: Proveedores: 7 Criterios de selección, La elección del proveedor adecuado aporta valor a la empresa, Claves para la elección de proveedores y Procedimiento para la selección de proveedores





sábado, 13 de septiembre de 2014

Farmacia: ¿Liderazgo? ¿Funciones?

En el post anterior he hablado de establecer responsabilidades a cada uno de los componentes del equipo de nuestra farmacia, de manera que podamos de esa forma incentivar a nuestros colaboradores. También hablaba de dar dichas responsabilidades a nuestros colaboradores basándonos en la distribución de las unidades de negocio (OTC, Nutrición, Alimentación Infantil, etc.) de acuerdo a las condiciones, capacidades y formación que tengan. Debemos también enfocarnos en mejorar esas capacidades y nivel formativo  para que los lideres de cada unidad de negocio sean nuestros especialistas.


Estos especialistas tienen que liderar al equipo en sus respectivas unidades de negocios de nuestra Farmacia.


Indiqué también que debemos impulsar la formación de equipos flexibles, es decir, el líder responsable de Dermocosmética, será parte del equipo de Nutrición, también de Alimentación Infantil, etc, y así sucesivamente.

Todo el personal forma parte de todos los equipos, donde uno de ellos es responsable y lider
Diagrama organizacion de equipos flexibles en una una farmacia pequeña

Puesto que todo el equipo de la farmacia trabaja en conjunto para obtener los resultados esperados, las variables de las remuneraciones serán determinadas en función de los objetivos alcanzados, por unidad de negocio y por la totalidad del negocio. 

¿Cuales son las funciones de cada líder de equipo?

  • El líder de equipo debe guiar y gestionar las actividades del mismo. El líder de la Unidad de Negocio de Dermocosmética sera el responsable de seleccionar los productos que serán comercializados en la farmacia, guiar las actividades del equipo en la promoción, marketing, merchandising y establecer criterios a la hora de aconsejar uno u otro producto. 
  • Formar y educar a los integrantes del equipo de los nuevos productos, perfeccionando sus aptitudes y capacidades.
  • El líder del equipo debe preocuparse en suprimir los obstáculos e intervenir en la resolución de conflictos, negociar. 
  • También es importante que se preocupe en medir las metas y los objetivos, realizando el seguimiento de los productos de los que es responsable. De esa forma puede evaluar si es necesario realizar repedidos, ofertas, actividades especiales para promover la venta, o cambiar el producto o la linea de producto porque los resultados no han sido los esperados.  
Mientras que los integrantes del equipo deben:
  • Concentrarse en el propósito del equipo
  • Focalizarse en el éxito del equipo antes que en las metas personales. 
  • Tratar a los compañeros con respeto, valorar ideas distintas.
  • Comunicarse claramente, participar plenamente.
El líder de equipo también es integrante del equipo y debe compartir las responsabilidades del mismo. Los lideres de equipo deben asumir  aceptar sus errores. Todos sabemos que cometer errores nos puede quitar la confianza en desarrollar funciones de liderazgo por lo que lo mejor que podemos hacer es tomar el tiempo suficiente para obtener soluciones positivas y aprender de los mismos .

"La verdadera grandeza consiste en hacer que todos se sientan grandes"
Charles Dickens


Espero que les sea de utilidad

lunes, 8 de septiembre de 2014

Farmacia: Funciones del equipo

Hay muchas oficinas de farmacia en las cuales la estructura de responsabilidad sigue una estructura piramidal plana. Bajo esa estructura recae toda la carga sobre el Titular de la Farmacia o sobre el Adjunto principal (el que tiene mas tiempo en la farmacia y cierta capacidad de tomar decisiones en la misma) por lo que la responsabilidad del resto del equipo en funciones especificas dentro de la organización de la oficina de farmacia suele ser bastante baja.



Este tipo estructuras jerárquicas completamente planas, en las cuales solo hay un escalón (titular y debajo del titular el resto) suele crear problemas de motivación al no haber perspectivas de crecimiento profesional ni perspectivas de crecimiento económico. 

Sin embargo, ya hay muchas farmacias en las que se esta optando por dar sectores de responsabilidad en cada una de las áreas de trabajo y unidades de negocio de la farmacia a distintas personas del equipo. Estas toma de responsabilidad motiva a cada uno de los responsables.  Debemos recordar que las farmacias tienen una estructura muy plana por lo que promover la motivación con ascensos dentro de la organización es imposible, sin embargo el aumento de las responsabilidades favorece la motivación como un reto para desarrollar:
  • Capacidades intrínsecas.
  • Recibir el reconocimiento del titular y de los compañeros y 
  • Potenciar la capacidad de desarrollo (con formación especifica en las áreas de responsabilidad)
Potenciando el Capital Humano de nuestra Farmacia

No solo para eso es importante, sino que de esa manera hacemos que el equipo funcione bien, los integrantes del equipo tienen que saber lo que se espera de ellos, esta distribución de las responsabilidades contribuye a evitar problemas porque evita que queden labores clave sin hacer o que una sola persona procure hacerlo todo. 

También porque permite que tengamos un especialista en cada área de responsabilidad y ese especialista es el líder del equipo en esa unidad de negocio. Es la persona mas formada en cada área.

Tener definidas las personas mas formadas y la voz mas calificada en cada unidad de negocio permite dar peso de decisión a  la hora de decidir que producto se debe comprar, reponer, potenciar. A quien deben dirigirse los representantes a la hora de evaluar como marchan los productos de una linea o de otra. 

Tener un responsable por unidad de negocio nos permite entender y cumplir los compromisos adquiridos. En una farmacia tipo lo normal es que tengamos sectores como: Dermofarmacia, Alimentación Infantil, Nutrición, Medicamentos de prescripción, Medicamentos OTC, formulas magistrales, análisis clínicos.Pues dependiendo del tamaño de la farmacia deberíamos tener un responsable de una, dos o tres unidades de negocio. Cuando una persona es líder de una unidad de negocio significa que el resto del equipo debe de pensarlo de la misma manera y seguir los lineamientos establecidos para cada unidad de negocio potenciando los productos o servicios que le interesa a la farmacia desarrollar. Es decir que es un liderazgo rotatorio dependiendo de la unidad de negocio de la que se trate.

Cuando digo que el responsable encargado de una unidad de negocio tiene el peso en la decisión de lo que se va a comercializar en su unidad de negocio quiero decir que es la persona responsable de empujar el producto que ha decidido comprar, liderando al equipo en la obtención del objetivo. Desde luego que debe establecerse en cada caso los presupuestos para cada unidad de negocio en base a la rotación de los productos y la rentabilidad de los mismos y también dependiendo del flujo de tesorería (circulante).

En el próximo post hablaremos de las funciones de los lideres de la unidad de negocio (UN) y de los integrantes del equipo



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