martes, 27 de mayo de 2014

FARMACIAS: ¿Como vender mas?

La pregunta que, supongo, todos los titulares de oficinas de farmacias se hacen todos los días es como aumentar las ventas de su farmacia. Hay respuestas para todo, aquí algunas opciones:

  • Aumentar el horario: si aumentamos los horarios, tendremos que aumentar el personal con lo que ello conlleva: adaptación al entorno de trabajo, gastos de seguridad social, mayor gasto eléctrico, etc. Sin haber contado con la incidencia que tenga en la zona, supongamos que ya hay 2 farmacias cercanas que están 12 horas ¿tendríamos mas ventas?,  también depende de la ubicación de nuestra farmacia.

www.avanza20.es

  • Hacer una pagina Web para vender productos de parafarmacia y pronto algunos medicamentos por Internet. Requiere una inversión elevada  e importante en tiempo y dinero. De acuerdo al alcance que queramos, tendremos que contratar el desarrollo de la pagina web, crear el departamento atención al cliente, organizar los productos que vamos a vender, organizar el espacio del backoffice dentro de la farmacia para preparar los pedidos, realizar acuerdos con una empresa de logística, etc.
  • Maquina de Vending: en la actualidad están poniéndose de moda las maquinas de Vending para hacer que la farmacia este "Abierta las 24 horas" (lo pongo entre comillas porque la cantidad de productos que podemos colocar en estos equipos es limitada). En este tipo de inversión hay que considerar el espacio donde se va a colocar, si hay paso de potenciales clientes, los productos que vamos a ofrecer, el protocolo de control de caducidades, debemos considerar también si le da mucho sol a los productos, ya que al igual que en el escaparate la incidencia del sol sobre los productos los daña notablemente. Hay que considerar el gasto del equipo, aunque hay maneras de amortizarlo sin que sea excesivamente gravoso para la farmacia, a través de renting o leasing por ejemplo.                                             
                                                                                                                                                         Tambien depende del tipo de equipo que vayamos a adquirir: los hay con cristal en los cuales se ve el producto, pero no se puede poner mucha descripción en la etiqueta y los equipos de Vending que llevan una pantalla táctil en la cual permite ampliar la información de los productos pero corremos el riesgo de que se haga tediosa la elección y el paciente/cliente opte por dejarlo. Antes de tomar una decisión como esta les sugiero que traten de hacer un presupuesto estimado de costos e ingresos con tres tipos de escenarios para que ponderando podáis tener un panorama que nos indique si puede ser interesante para nuestra farmacia. Lo mejor seria que hicierais una encuesta entre vuestros clientes con tres o cuatro preguntas básicas que nos indiquen no solo el interés en tener un punto de venta abierto 24 horas sino también la gama de productos que puedan ser vendidos en ese canal.
  • Invertir en Personal: Invertir en desarrollar el capital humano de nuestra farmacia. La formación de nuestros colaboradores es fundamental para obtener buenos resultados. La atención al cliente de calidad hace la diferencia en muchos casos ante la ausencia de suficiente cantidad de stock el cliente prefiere ir a donde se siente atendido, querido e importante, aunque sea mas caro o tenga que esperar para recibir lo que busca. Para que eso ocurra debemos entender que nuestros colaboradores no son un coste (aunque tengamos que contabilizarlo como tal), sino que son  un activo de nuestra farmacia que hay que cuidar y potenciar para aumentar nuestras ventas. Desde luego que también es importante que nuestros colaboradores reciban incentivos por formación y por desempeño para que se esa manera vean el fruto de su esfuerzo y tengan un plus de motivación mayor con metas alcanzables y medibles. No me refiero solamente a  la formación a la que nos da un laboratorio para que vendamos su producto, sino que patrocinemos y fomentemos cursos específicos en áreas vinculadas a nuestra actividad que permitan crecer y mejorar la atención de nuestros colaboradores hacia nuestros pacientes. 
Creo que son alternativas que debéis evaluar para poder diferenciaros y aumentar los ingresos haciendo de esta manera nuestra farmacia mas sotenible y rentable. Son oportunidades que están allí y que debemos considerar para proteger nuestra inversión y asegurarnos un retorno (aunque sé que a algunos compañeros farmacéuticos esto les suena fatal).

miércoles, 14 de mayo de 2014

Calidad: Errores Humanos en Farmacia

Hace muy poco he leído un articulo de buenas practicas de manufactura escrito por Joanna Gallant para la revista Pharmaceutical Online. En el articulo habla de la mayoria de las desviaciones de calidad que ocurren  en las empresas son derivados de errores humanos. En palabras de Joanna Gallant: "Sabemos que los humanos no somos perfectos" continua "pero tantos errores?"

Es posible que tengamos errores a pesar de tener procedimientos establecidos porque nos pueden pasar situaciones como las que siguen:
  1. No funcionan las listas de verificacion cuando forman parte de procedimientos mucho más complejos porque: las personas encargadas de utilizarlas no creen en ellas o no les gusta que se las impongan o olvidan llenarlas, un ejemplo de eso es lo que he leído en el siguiente enlace donde se menciona porque no han servido las listas de verificacion en Hospitales de Ontario, Canadá,  cuando habían sido exitosas en Michigan USA.
  2. Porque tenemos procedimientos o protocolos muy largos y tediosos y  las personas que lo tienen que cumplimentar no saben como hacerlo (no están formados en ese aspecto) o están demasiado formados (altamente cualificados) que tienden a solucionar alguna incidencia por fuera del protocolo.
  3. Otro problema es que: los procedimientos sean inadecuados o dificiles de seguir por que sean procedimientos con demasiados detalles, enredados, que requieran de mas de una persona y estén programados para una sola, etc.
  4. En nuestras Empresas: ¿Tenemos procedimientos disponibles para que la persona los consulte, o tenemos procedimientos que se hacen de memoria?.
  5. Tenemos empleados con demasiadas tareas que realizar a la vez o que son interrumpidos con frecuencia (les suena)
Sé que algunos de ustedes estarán pensando en que tiene que ver esto con las Farmacias. Pues si que tiene y mucho supongamos un ejemplo:

Es el caso de una farmacia que recibe por la mañana y por la tarde pedidos de dos almacenes, tiene dos personas: un farmaceutico y un auxiliar, están recibiendo uno de los pedidos y colocando a la vez porque el espacio de la rebotica es muy pequeño y no tiene casi espacio para trabajar, usualmente reciben los pedidos entre los dos, uno puntea y separa y el otro coloca siguiendo orden FIFO (first in- First Out o primero en entrar primero en salir, para reducir los efectos de las caducidades). 
Sistema FIFO

Ese día por la mañana hay una afluencia mayor de pacientes que normalmente, es el inicio del Otoño y  hay muchos enfermos con el cambio de temperaturas. Salen los dos al mostrador y comienzan a atender, despachan prescripciones, productos OTC, asesoran sobre alguna crema para el cuidado personal, lo hacen los dos a la vez, uno con cada cliente, y también en ocasiones uno atiende mientras que el otro continua revisando el pedido.


Foto extraida de Sernac


 ¿Que creen que puede pasar?: posiblemente cometerán un error en la recepción, puede ser que punteen un medicamento que no ha venido, o que coloque otro que ha venido por error y no se ha pedido, que dispensen un medicamento recientemente recibido (hay uno en el cajón que tiene una caducidad mas cercana y tendríamos que haber dispensado ese) Etc. Se habrían producido errores por que:
  1. Hay muchas tareas y pocos colaboradores.
  2. Se interrumpen constantemente.
  3. No hay un seguimiento especifico en la recepción de los pedidos ( se podía hacer con el Scanner directamente de esa manera tendrían al día los códigos, se darían cuenta de los cambios y darían entrada a todo lo que realmente llega y regresan lo que no se ha pedido)
  4. Se haría una mala gestión de las caducidades puesto que se ha dispensado un medicamento reciente y no uno que teníamos en el cajón con probabilidad que la fecha de caducidad de este ultimo sea mas corta que la que hemos dispensado.

 Debemos tener procedimientos claros y verificables, fácilmente seguibles y auditables para reducir en la medida que sea posible los errores humanos que pueden realizar nuestros colaboradores.



                   "1.4 (xiv): ....cuando se sospeche de un error humano o se halla identificado como causante de un fallo, este error debería ser justificado, teniendo cuidado de asegurarse de que no han sido producidos por algún proceso cercano y si esta presente deben identificarse las acciones preventivas y correctivas correspondientes (CAPA´S:) deben ser identificadas..."

 

Espero que sea de utilidad...


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